Le recrutement d’un nouveau salarié engendre un certain nombre de formalités administratives obligatoires tout en ne négligeant pas son accueil et son intégration au sein de l’entreprise.
Tour d’horizon de ces obligations pour ne rien oublier lors de vos prochaines embauches.
La rédaction d’un contrat de travail
Afin de formaliser l’embauche, il est nécessaire de rédiger un contrat de travail. Dans ce domaine, le principe est la liberté contractuelle. Sauf pour certains contrats particuliers, le Code du Travail ne prévoit aucune liste générale de clauses à faire figurer obligatoirement dans un contrat de travail. Les parties sont libres de faire figurer dans le contrat toutes les clauses dont elles sont convenues, à l’exception de celle qui dérogeraient à des dispositions d’ordre public.
La déclaration préalable à l’embauche
L’employeur ne peut embaucher un salarié qu’après avoir effectué, au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant la mise au travail effective du salarié, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Une copie de la DPAE doit être remise au salarié, cependant, une mention dans le contrat de travail permet de considérer que cette obligation est satisfaite.
L’affiliation auprès du régime de retraite complémentaire obligatoire
Chaque nouveau salarié doit être affilié auprès du régime de retraite complémentaire obligatoire Agirc-Arrco.
Depuis le 1er janvier 2019, les anciens régimes Arrco (pour tous les salariés) et Agirc (pour les cadres) ont fusionné au sein d’un régime unifié Agirc-Arrco.
L’adhésion à la caisse des congés payés
Les entreprises employant des salariés dans une activité bâtiment et/ou travaux publics ont l’obligation de s’affilier à la caisse congé intempéries du BTP (CI BTP).
L’employeur a l’obligation de déclarer l’ensemble de ses salariés, quelles que soient leurs qualifications et leurs fonctions, dès lors qu’il existe un contrat de travail.
La carte BTP
Tout employeur dont les salariés « accomplissent, dirigent ou organisent, même à titre occasionnel, secondaire ou accessoire, des travaux de bâtiment ou de travaux publics », est tenu de demander la Carte BTP pour les salariés concernés.
Cette carte est obligatoire quel que soit le statut (salarié, intérimaire, travailleur détaché) et quel que soit le contrat (CDI, CDD, apprentissage…).
La mise en place de la complémentaire santé obligatoire
Tout employeur du secteur privé a l’obligation de proposer une complémentaire santé collective à son personnel. Il peut néanmoins y avoir des cas de dispense, par exemple, en cas de contrat court ou en cas de prise en charge comme ayant droit par la complémentaire santé collective obligatoire du conjoint.
La visite médicale d’information et de prévention
La visite d’information et de prévention remplace la visite médicale d’embauche. Cette visite est obligatoire pour l’ensemble des salariés et doit être réalisée dans les 3 mois suivants la prise de poste. Cette visite doit être renouvelée au plus tard tous les 5 ans, cependant, une visite médicale de reprise sera obligatoire dans certaines situations : arrêt maladie ou accident supérieur à 30 jours, retour de congé maternité, maladie professionnelle.
Le registre unique du personnel
Dès la première embauche, l’employeur doit obligatoirement inscrire un certain nombre d’informations concernant le salarié dans le registre unique du personnel. Cela concerne : identification du salarié, son emploi, ses qualifications, la date d’entrée et de sortie, le type de contrat. Les stagiaires doivent également être mentionnés dans le registre.
Les salariés sont inscrits dans le registre par ordre chronologique. En cas de multiples contrats, il est nécessaire d’inscrire une nouvelle entrée sur le registre pour chaque nouveau contrat.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels
L’employeur a une obligation de sécurité de résultat. Il doit donc évaluer les risques auxquels sont exposés les salariés. Les résultats de cette évaluation sont insérés dans le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Ce document, actualisé tous les ans, est obligatoire dans toutes les entreprises dès le premier salarié.
L’évaluation des risques doit aboutir à la mise en place d’action de prévention garantissant un meilleur niveau de protection de la santé et de la sécurité des salariés.
Le document unique doit être mis à disposition, notamment, des salariés, des représentants du personnel et de l’inspection du travail.
L’OPPBTP (organisme de prévention du BTP) a mis en place un outil gratuit spécifique aux métiers du BTP.
L’affichage obligatoire
L’employeur a l’obligation d’afficher certaines informations dans des lieux accessibles aux salariés :
- Inspection du travail
- Médecine du travail
- Consignes de sécurité et d’incendie
- Convention ou accord collectif du travail
- Égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes
- Horaires collectifs de travail
- Repos hebdomadaire
- Congés payés
- Harcèlement moral
- Harcèlement sexuel
- Lutte contre la discrimination à l’embauche
- Interdiction de fumer
- Interdiction de vapoter
- Document unique d’évaluation des risques professionnels
Le cas échéant :
- Représentants du personnel
- Règlement intérieur
- Accord de participation
L’accueil des nouveaux arrivants
L’accueil et la formation des salariés visent à transmettre aux nouveaux salariés les informations nécessaires pour connaitre l’entreprise et son fonctionnement. L’accueil du nouvel arrivant a pour but de faire assimiler les nouvelles règles et le nouvel environnement au salarié dans un objectif de sécurité et de prévention des risques.
Pour en savoir plus sur l’embauche d’un nouveau salarié, n’hésitez pas à contacter un expert CAPEB de votre département !
