Un de vos salariés souhaite suivre une formation pour acquérir de nouvelles compétences. Vous êtes plutôt intéressé par sa démarche, mais la formation envisagée est longue et coûteuse et vous préféreriez être certain d’avoir un réel retour sur cet investissement ? Pour faire en sorte que ce salarié ne vous quitte pas quelques mois après son retour de formation, vous pouvez recourir à une clause de dédit-formation.
Qu’est-ce que la clause de dédit-formation pour les artisans ?
Le dédit-formation est une clause contractuelle par laquelle le salarié, en contrepartie d’une formation, rembourse les frais de formation engagés par l’entreprise s’il démissionne avant un certain délai. Pour être valable, la clause de dédit-formation doit répondre à certaines conditions de mise en place :
- elle doit faire l’objet d’une convention particulière conclue avant le début de la formation ;
- elle ne doit pas avoir pour effet de priver le salarié de la faculté de démissionner : le montant de l’indemnité de dédit ne doit pas excéder le coût réel de la formation et la durée de l’engagement du salarié de rester à votre service doit être courte (2 à 3 ans en général) ;
- les frais de formation que vous engagez doivent être supérieurs aux dépenses de formation exigées par la loi ou la convention collective.
Par ailleurs, lorsque vous rédigez la clause, vous devez obligatoirement y indiquer :
- la date, la nature et la durée de la formation ;
- son coût réel pour vous
- la durée de l’engagement du salarié de rester à votre service ;
- le montant de l’indemnité de dédit et les modalités de remboursement à la charge du salarié qui ne respecterait pas la clause et quitterait l’entreprise avant l’échéance prévue.
Attention : Le salarié en contrat de professionnalisation n’est pas concerné par cette clause de dédit-formation.
Comment fixer le montant de l’indemnité de dédit ?
L’indemnité ne doit pas correspondre à une simple estimation forfaitaire, mais à une évaluation précise et détaillée des dépenses engagées.
Comment calculer l’effort de formation ?
Seules les dépenses de formation qui dépassent le montant des dépenses obligatoires (auxquelles est assujettie l’entreprise – participation au financement de la formation professionnelle) peuvent entrer dans le cadre d’une clause de dédit-formation. Vous devez donc être en mesure de chiffrer précisément le coût réel des frais supérieurs à ceux imposés par la loi. Il est toutefois possible de prendre en compte la totalité du coût de la formation.
Comment fixer le montant de l’indemnité ?
Ce montant peut correspondre à la totalité de l’effort que vous aurez consenti pour payer cette formation, mais il peut aussi être moins élevé.
Dans tous les cas, le montant de l’indemnité doit être proportionné aux frais engagés. Vous pouvez tenir compte du coût de la formation, mais également du salaire versé (notamment si la formation est suivie pendant le temps de travail), des charges correspondantes (prises en charge éventuelle des frais de transport, d’hébergement, de repas, etc.).
En cas de litige, le juge a toujours la possibilité de réduire l’indemnité de dédit s’il la juge manifestement excessive.
Comment déterminer la durée de la clause ?
La clause de dédit-formation est généralement mise en place pour dissuader le salarié de quitter l’entreprise pendant une certaine durée suivant la formation dont il a bénéficié.
Aucun délai n’étant prévu par la loi, vous devez donc fixer cette durée de manière objective, en prenant en compte, notamment, la durée de la formation suivie et son coût. En tout état de cause, la durée ne doit pas être excessive, c’est-à-dire qu’elle ne doit pas empêcher le salarié de démissionner. Les tribunaux ont reconnu comme valables des clauses prévoyant un délai de 6 mois à 5 ans, selon la durée et le coût de la formation.
Prévoir les modalités de remboursement de l’indemnité de dédit
Le salarié devra rembourser l’indemnité de dédit pour tout départ de l’entreprise à son initiative, c’est-à-dire en cas de démission.
Organiser le remboursement
Plutôt que de prévoir un montant fixe, quel que soit le moment du départ du salarié, il est fortement conseillé d’organiser le remboursement de manière dégressive. Vous pourrez ainsi tenir compte de la durée de l’engagement du salarié et du temps pendant lequel cet engagement aura été respecté. Vous pouvez, par exemple, prévoir une dégressivité mensuelle, au prorata du temps passé.
La dégressivité peut également être mise en place par tranches (x euros les 6 premiers mois, puis un nouveau montant en baisse tous les 6 mois, etc.), jusqu’à l’expiration de la période couverte par la clause.
Pensez à préciser dans la clause la date à laquelle l’indemnité sera exigible : date du départ effectif, date de la démission, etc. Sachez que vous pouvez également prévoir un remboursement unique ou un échelonnement mensuel. Prévoyez alors celui-ci dès la signature de la clause.
Ce remboursement est dû sous réserve que vous ayez, vous-même, respecté votre engagement en matière de formation.
La renonciation est toujours possible
Vous avez, à tout moment, la possibilité de revenir sur cette clause et de décider qu’elle ne sera pas appliquée :
- soit, à la suite de la formation, pendant la durée du contrat ;
- soit lors du départ du salarié ;
- soit, encore, après son départ si l’indemnité est remboursée en plusieurs fois.
Mais soyez particulièrement clair sur ce point. N’hésitez pas à formuler votre décision par un écrit (lettre recommandée avec AR ou remise en mains propres contre décharge) !
Le fait de mentionner « libre de tout engagement » dans le certificat de travail délivré au salarié n’est, par exemple, pas suffisant.
Maintenant que vous avez toutes les clefs pour rédiger cette clause de dédit-formation, n’hésitez pas à proposer des formations à vos salariés pour qu’ils puissent monter en compétence et apporter encore plus à l’entreprise !
* Les formations ARFAB éligibles au CPF sont identifiées par un petit logo bleu à coté de leur intitulé dans le catalogue 2019.
Téléchargez le catalogue de formation 2019
ARFAB Bretagne en partenariat avec la CAPEB Bretagne
