Vous avez repéré un marché public auquel vous souhaitez participer ? Vous connaissez les modalités de paiement, les documents à fournir et les différentes étapes ?
Avant de répondre à votre premier appel d’offre sur un marché public, vous avez peut-être quelques questions. Parmi les interrogations possibles, nous avons identifié 5 questions types que vous devez vous poser avant de se lancer.
Avec quel(s) collaborateur(s) allez-vous répondre à l’appel d’offre ?
Pour mettre toutes les chances de votre côté afin que votre offre soit sélectionnée, sachez vous entourer pour mieux y répondre !
Tout d’abord, au sein même de votre entreprise, organisez-vous pour suivre les dossiers du début à la fin, de la réponse à l’appel d’offre à l’achèvement des travaux ou confiez ce suivi méthodique à une personne.
Pour gagner du temps, et avant même de répondre au marché, réunissez les documents qui peuvent vous servir pour chaque appel d’offre :
- Mémoire technique (dossier de présentation de l’entreprise),
- Attestations annuelles fiscales et sociales,
- Attestations d’assurance RC et décennale en cours de validité,
- Certificat de signature électronique.
- Les formulaires type (Lettre de candidature ou DC1, Déclaration du candidat ou DC2, Acte d’engagement ou DC3, Déclaration de sous-traitance ou DC4)
En marché public, les procédures sont très encadrées, un suivi efficace et ordonné augmentera la rentabilité du marché. Car si les procédures sont strictes, elles se répètent aussi d’un marché à l’autre. Si on les maîtrise pour un marché, on les maîtrise pour d’autres marchés à venir. Cette maîtrise augmente les chances de sélection en appel d’offre.
Enfin, pensez réseau professionnel en associant d’autres collègues à la construction de l’offre et utilisez les outils juridiques de la co-traitance et de la sous-traitance. Vous pouvez ainsi proposer une offre groupée en vous entourant d’autres professionnels.
La co-traitance et la sous-traitance permettent de répondre à un marché, même si l’ampleur de la commande dépasse vos capacités ou si la réalisation d’une partie des ouvrages ne correspond pas à votre activité.
Avez-vous une bonne connaissance de vos concurrents et de votre marché ?
Choisissez des marchés à votre échelle d’entreprise et qui correspondent à vos compétences techniques.
Pensez organisation et rentabilité : ne sélectionnez pas de marchés trop éloignés ou alors n’oubliez pas d’inclure dans votre chiffrage les frais liés à la distance (déplacements, hébergement). Vous devez mesurer les risques éventuels à vous lancer sur un marché pour éviter de répondre à un projet surdimensionné par rapport à la taille de votre entreprise.
Si vos concurrents ont un effectif plus important, une situation géographique préférable et un équipement plus adapté, vous aurez moins de chances d’être sélectionné.
Maîtrisez-vous les différentes procédures qui s’appliquent aux marchés publics ?
Renseignez-vous sur la procédure qui encadre le marché qui vous intéresse :
S’agit-il d’un marché unique ou en lots séparés ? Quelle procédure est utilisée pour y répondre ? L’appel d’offres est-il ouvert ou restreint ? La procédure est-elle négociée, s’agit-il d’un dialogue compétitif ? Il est par exemple plus simple de répondre aux marchés à procédure simplifiée (MPS).
Cette liste de question n’est pas exhaustive et sera à compléter selon la complexité du marché public auquel vous candidatez.
Disposez-vous d’une technique efficace et rapide pour analyser l’appel d’offre ?
Ne négligez pas la lecture du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) et examinez les documents qu’il contient dans l’ordre suivant, afin de repérer les informations importantes.
Vous vérifierez ainsi pas à pas si le marché est intéressant pour votre entreprise.
- Dans le Règlement de la Consultation (RC) :
Le Règlement de la Consultation est le mode d’emploi pour répondre au marché.
Le RC donne la date limite de réception des offres qui vous permettra d’estimer si vous aurez assez de temps pour répondre. Il détaille aussi les critères de sélection des offres et d’attribution des marchés.
- Dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) :
Lisez tout d’abord le descriptif du ou des lots qui vous intéressent. Vous pourrez ainsi contrôler que la nature des prestations demandées correspond bien à vos compétences.
Conseil : Examinez attentivement les plans et vérifiez leur cohérence avec le détail quantitatif estimatif (DQE). En cas d’erreur, exercez votre devoir de conseil et informez le maître d’ouvrage afin qu’il publie un avis rectificatif.
Au moment du chiffrage, évaluez soigneusement les quantités que vous prévoyez. Attention : une fois déposée par le candidat, l’offre ne peut plus être modifiée. C’est le principe de l’intangibilité.
- Dans le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) :
Les clauses suivantes ont une incidence financière. Examinez-les de près pour limiter les risques :
- Le planning et la date de démarrage des travaux,
- Les pénalités (retard, absence aux réunions de chantier) : les montants sont-ils élevés ?
- Les modalités d’actualisation ou révisions des prix,
- La retenue de garantie,
- Les frais dus au titre du compte prorata,
- L’échéancier de règlement : un règlement mensuel est par exemple confortable pour l’entreprise
Votre proposition est-elle suffisamment argumentée ?
Le chiffrage seul ne suffit pas : il faut mettre en valeur vos arguments techniques, votre organisation d’entreprise, votre image.
Le Mémoire technique, les références de chantiers similaires à celui auquel vous répondez, les attestations de maîtres d’œuvre et de maîtres d’ouvrage permettent de mettre en valeur vos compétences.
Le Mémoire technique est désormais très souvent utilisé pour sélectionner les offres.
Ne négligez pas sa rédaction. Vous trouverez dans le règlement de la consultation la liste des points que le maître d’ouvrage souhaite que vous détailliez (présentation de l’entreprise, gestion des déchets, organisation du chantier, mise en place d’un SAV ou service de maintenance, …). Il existe des modèles de trame qui peuvent vous guider dans la rédaction.
Vous savez maintenant qu’avant de vous lancer, il faut bien connaitre tous les collaborateurs avec lesquels vous allez travailler, avoir une bonne connaissance de vos concurrents et maîtriser les différentes procédures.
Vous savez aussi qu’il faut analyser rapidement un appel d’offre sans négliger les informations importantes et avoir une argumentation solide quand vous enverrez votre réponse.
Vous avez désormais toutes les clés pour vous lancer. N’hésitez pas à lire ou relire notre série d’article sur les marchés publics :
Le guide des marchés publics pour les artisans du bâtiment
Il sera composé de 8 chapitres qui traiteront :
- des étapes d’un marché public,
- des démarches à effectuer,
- des documents à connaitre
- et bien d’autres informations vous permettant de maîtriser ce type de chantier !
